Hva er forretnings- og tekniske rapporter?

Morsa Images/Getty Images

En rapport er et dokument som presenterer informasjon i et organisert format for en bestemt publikum og hensikt . Selv om sammendrag av rapporter kan leveres muntlig, fullstendige rapporter er nesten alltid i form av skriftlige dokumenter.

I 'Contemporary Business Reports' Kuiper og Clippinger definerer forretningsrapporter som 'organiserte, objektive presentasjoner av observasjoner, erfaringer eller fakta brukt i beslutningsprosessen.'

Sharma og Mohan definerer i sin bok 'Business Correspondence and Report Writing' en teknisk rapport som 'en skriftlig erklæring om fakta i en situasjon, prosjekt, prosess eller test; hvordan disse fakta ble konstatert; deres betydning; konklusjonene som er trukket fra dem; og [i noen tilfeller] anbefalingene som blir gitt.'

Typer rapporter inkluderer notater , minutter, laboratorierapporter, bokrapporter , fremdriftsrapporter, begrunnelsesrapporter, samsvarsrapporter, årsrapporter og retningslinjer og prosedyrer.

Formål med forretnings- og tekniske rapporter

I 'Business Communication: A Framework for Success' forklarer H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke og Mary John O'Hair de fire hovedformålene med forretningsrapporter.

«Rapporter kan fylle fire forskjellige, og noen ganger relaterte, funksjoner. De kan brukes som kontroller for å sikre at alle avdelinger fungerer som de skal, for å gi informasjon, for å gi en analyse og for å overtale andre til å handle.'

Kjennetegn på effektive rapporter

I 'Contemporary Business Reports' gir Shirley Kuiper og Dorinda Clippinger innsikt i effektiv forretningskommunikasjon.

'Effektive rapporter blir forstått av leseren slik forfatteren har tenkt, og de påvirker leseren til å handle slik forfatteren ønsket. Det er mest sannsynlig at forfatterens mål oppnås hvis de samsvarer med leserens behov og mål. En effektiv rapport er empatisk, nøyaktig, fullstendig, konsis , og klar . Fremfor alt presenterer en effektiv rapport informasjon etisk.'

Få kontakt med publikummet ditt

Warren Buffet, i forordet til ' En vanlig engelsk håndbok ', deler sine råd om hvordan man best kan kommunisere i forretningsrapporter.

«Et uoriginalt, men nyttig tips: Skriv med en bestemt person i tankene. Når jeg skriver Berkshire Hathaways årsrapport, later jeg som om jeg snakker med søstrene mine. Jeg har ingen problemer med å forestille meg dem: selv om de er svært intelligente, er de ikke eksperter på regnskap eller finans. De vil forstå vanlig engelsk , men sjargong kan forvirre dem. Målet mitt er ganske enkelt å gi dem den informasjonen jeg ville ønske at de skulle gi meg hvis våre posisjoner ble omvendt. For å lykkes trenger jeg ikke å være Shakespeare; Jeg må imidlertid ha et oppriktig ønske om å informere.'

Forretningsrapporter kan være lange eller korte

Som beskrevet av John M. Lannon i 'Technical Communication', sammen med lengden på rapportene, er formålet og omfanget av rapportene forskjellige.

«I den profesjonelle verden stoler beslutningstakere på to brede typer rapporter: Noen rapporter fokuserer først og fremst på informasjon ('hva vi gjør nå', 'hva vi gjorde forrige måned', 'hva kundeundersøkelsen vår fant', 'hva skjedde på avdelingsmøtet'). Men utover å bare gi informasjon, inkluderer mange rapporter også analyse ('hva denne informasjonen betyr for oss', 'hvilke handlinger bør vurderes', 'hva vi anbefaler og hvorfor').'

«For hver lange (formelle) rapport fører utallige korte (uformelle) rapporter til informerte beslutninger om så forskjellige saker som de mest komfortable kontorstolene å kjøpe til den beste rekrutten å ansette for lederopplæring. I motsetning til lange rapporter, krever de fleste korte rapporter ingen utvidet planlegging, er raskt utarbeidet, inneholder lite eller ingen bakgrunnsinformasjon og har ingen front- eller sluttsak (tittelside, innholdsfortegnelse, ordliste osv.). Men til tross for deres konsisitet , korte rapporter gir informasjonen og analysen som leserne trenger.'

Kilder

• Kuiper, Shirley og Dorinda A. Clippinger. Samtidens forretningsrapporter. 5. utgave, South-Western, Cengage Learning, 2013.
• Lannon, John M. og Laura J. Gurak. Teknisk kommunikasjon. 14. utgave, Pearson, 14. januar 2017.
• A Plain English Handbook - Hvordan lage klare SEC-avsløringsdokumenter. Office of Investor Education and Assistance., august 1998, b-ok.cc/book/2657251/448dd1.
• O'Hair, Dan, et al. Forretningskommunikasjon: et rammeverk for suksess. South-Western College Publishing, 2000.
• Sharma, R.C. og Krishna Mohan. Forretningskorrespondanse og rapportskriving: en praktisk tilnærming til forretnings- og teknisk kommunikasjon . Tata McGraw-Hill, 2017.