Hva er et memorandum? Definisjon og eksempler

Vær tydelig og kort i din interne forretningskorrespondanse.

PeopleImages / Getty Images

Et memorandum, mer kjent som en memo , er en kort melding eller post som brukes for intern kommunikasjon i en bedrift. Når den primære formen for intern skriftlig kommunikasjon, har notater gått ned i bruk siden innføringen av e-post og andre former for elektroniske meldinger; Men å kunne skrive klare notater kan absolutt hjelpe deg med å skrive interne forretnings-e-poster, siden de ofte tjener samme formål.

Hensikten med notater

Memoer kan brukes til raskt å kommunisere med et bredt publikum noe kort, men viktig, som for eksempel prosedyreendringer, prisøkninger, policytilføyelser, møteplaner, påminnelser for team eller oppsummeringer av avtalevilkår.

Skrive effektive notater

Kommunikasjonsstrateg Barbara Diggs-Brown sier at et effektivt notat er 'kort', konsis , svært organisert og aldri for sent. Den bør forutse og svare på alle spørsmål som en leser måtte ha. Den gir aldri unødvendig eller forvirrende informasjon.'

Vær tydelig, vær fokusert, vær kort, men fullstendig. Ta en profesjonell tone og skriv som om verden kunne lese den – det vil si, ikke ta med informasjon som er for sensitiv for alle å se, spesielt i denne tidsalderen med kopiering og lim eller 'klikk og videresend'.

Format

Start med det grunnleggende: til hvem artikkel er adressert, datoen og emnelinjen. Start selve notatet med en klar hensikt, oppgi hva du trenger at leserne skal vite, og konkluder med hva du trenger at leserne skal gjøre, om nødvendig. Husk at ansatte bare kan skumme notatet ved mottak, så bruk korte avsnitt, underoverskrifter, og der du kan, bruk lister. Dette er 'inngangspunkter' for øyet, slik at leseren enkelt kan henvise tilbake til den delen av notatet han eller hun trenger.

Ikke glem det korrekturlest . Høytlesing kan hjelpe deg med å finne tapte ord, repetisjoner og vanskelige setninger.

Eksempelnotat om endring av utskriftsplan

Her er et eksempel på et internt notat fra et fiktivt forlag som informerer ansatte om kommende tidsplanendringer på grunn av en høsttakkefest. Produksjonen kunne også ha sendt separate notater til separate avdelinger også, spesielt hvis det var flere detaljer som hver avdeling trengte og som ikke gjaldt de andre avdelingene.

Til: Alle ansatte

Fra: E.J. Smith, produksjonsleder

Dato: 1. november 2018

Emne: Endring av tidsplan for Thanksgiving Print

Produksjonen vil minne alle om at høsttakkefesten vil påvirke trykkfristene våre denne måneden. Alle papirsider som normalt går ut til skriveren via UPS på en torsdag eller fredag ​​i løpet av uken, må ut innen kl. 15:00. onsdag 21. november .

Annonsesalg og redaksjonelle avdelinger

• Sørg for at alle som sender deg tekst eller bilder for publisering, ikke er på ferie den 19. uken. Sett tidsfrister tidligere for alt som kommer utenfra.
• Vær oppmerksom på at intern fotografering og grafiske designere vil ha mer arbeid og mindre tid til å gjøre det, så vennligst send arbeidet ditt til riktig avdeling tidligere enn normalt.
• Vennligst ikke send 'rush'-arbeid senere enn 16. november. Eventuelle kortvarige varer som trengs. Thanksgiving-uken kan ikke garanteres fullført innen de tidligere fristene og må gå gjennom planleggerens skrivebord for godkjenning før de tildeles. Vær tidlig ute i stedet.

Foto- og grafikkavdelinger

• Alle medlemmer av kunstavdelingen vil få lov til å legge inn overtid i løpet av november etter behov for å håndtere krisen med starten av feriesesongen og de tidligere fristene.

På forhånd takk alle sammen for hjelpen med å få inn materialer så tidlig som mulig og hensynet til produksjonsavdelingens ansatte.

Eksempelnotat om et møte

Følgende er et fiktivt notat for å sette opp et møte med medlemmer av et team som kommer tilbake fra en messe.

Til: Trade Show Team

Fra: C.C. Jones, markedsansvarlig

Dato: 10. juli 2018

Emne: Returmøte for handelsmessen

Når du kommer tilbake på jobb fredag ​​20. juli fra messen, la oss planlegge et lunsjmøte på middag i møterommet på østfløyen for å gå gjennom hvordan messen gikk. La oss planlegge å diskutere hva som fungerte bra og hva som ikke gjorde det, for eksempel:

• Antall dager til stede
• Mengde og typer markedsføringsmateriell levert
• Booth viser
• Hvordan gavene ble mottatt
• Plassering av stand og trafikk til forskjellige tider på døgnet
• Det som vekket interesse hos forbipasserende
• Booth bemanning nivåer

Jeg vet at når du kommer tilbake fra en messe har du en million ting å følge opp, så vi holder møtet til 90 minutter eller mindre. Kom forberedt med tilbakemeldinger og konstruktiv kritikk på markedsføringsaspektene ved showet. Tilbakemeldinger fra eksisterende kunder og nye kundeemner vil bli dekket i et eget møte med produkt- og salgsteam. Takk for arbeidet ditt på utstillingen.

Kilde

Diggs-Brown, Barbara. The PR Styleguide. 3. utgave, Cengage Learning, 2012.