Hvordan skrive en forretningsrapport for engelske elever

pixelfit/E+/Getty Images

Hvis du ønsker å lære hvordan du skriver en virksomhetsrapport på engelsk, følg disse tipsene og bruk eksempelrapporten som en mal du kan basere din egen virksomhetsrapport på. For det første gir forretningsrapporter viktig informasjon for ledelsen som er tidsriktig og saklig. engelske elever skriving av forretningsrapporter må sørge for at språket er presist og konsist. Skrivestilen som brukes til forretningsrapporter bør presentere informasjon uten sterke meninger, men snarere så direkte og nøyaktig som mulig. Koblingsspråk skal brukes til å koble sammen ideer og deler av virksomhetsrapporten. Dette eksempelet på virksomhetsrapporten presenterer de fire essensielle tingene som hver virksomhetsrapport bør inneholde:

• Terms of Reference

Betingelser refererer til vilkårene virksomhetsrapporten er skrevet på.

• Fremgangsmåte

Prosedyren beskriver metoden som ble brukt for å samle inn data til rapporten.

• Funn

Funnene beskriver dataene eller annen viktig informasjon rapporten produserte.

• Konklusjoner

Det trekkes konklusjoner på funnene som gir begrunnelse for anbefalinger.

• Anbefalinger

Anbefalingene er konkrete forslag basert på konklusjonene i rapporten.

Les den korte forretningsrapporten og følg tipsene nedenfor. Lærere kan skrive ut disse eksemplene for bruk i klassen i leksjoner ved hjelp av lyd undervisning i skrivestrategier .

Rapporter: Eksempelrapport

Terms of Reference

Margaret Anderson, personaldirektør har bedt om denne rapporten om tilfredshet med ansattes ytelser. Rapporten skulle leveres henne innen 28. juni.

Fremgangsmåte

Et representativt utvalg på 15 % av alle ansatte ble intervjuet i perioden 1. april til 15. april angående:

1. Generell tilfredshet med vår nåværende fordelspakke
2. Problemer som oppstår ved håndtering av personalavdelingen
3. Forslag til forbedring av kommunikasjonspolitikk
4. Problemer som oppstår når du arbeider med vår HMO

Funn

1. Ansatte var generelt fornøyd med den nåværende fordelspakken.
2. Det oppsto noen problemer ved forespørsel om ferie på grunn av det som oppfattes som lange godkjenningsventetider.
3. Eldre ansatte hadde gjentatte ganger problemer med prosedyrer for reseptbelagte legemidler hos HMO.
4. Ansatte mellom 22 og 30 år rapporterer få problemer med HMO.
5. De fleste ansatte klager over mangelen på tannforsikring i fordelspakken vår.
6. Det vanligste forslaget til forbedring var muligheten til å behandle fordelsforespørsler online.

Konklusjoner

1. Eldre ansatte, de over 50 år, har alvorlige problemer med vår HMOs evne til å gi reseptbelagte legemidler.
2. Vårt fordelsforespørselssystem må revideres ettersom de fleste klager angående intern behandling.
3. Det må skje forbedringer i personalavdelingens responstid.
4. Informasjonsteknologiforbedringer bør vurderes etter hvert som ansatte blir mer teknologisk kunnskapsrike.

Anbefalinger

1. Møt HMO-representanter for å diskutere alvorligheten av klager angående reseptbelagte legemidler for eldre ansatte.
2. Gi prioritet til responstid for ferieforespørsel da ansatte trenger raskere godkjenning for å kunne planlegge ferien.
3. Gjør ingen spesielle tiltak for fordelspakken til yngre ansatte.
4. Diskuter muligheten for å legge til et system for elektroniske fordeler på intranettet vårt.

Viktige punkter å huske

• En rapport er delt inn i fire områder:
  Terms of Reference- Denne delen gir bakgrunnsinformasjon om årsaken til rapporten. Det inkluderer vanligvis personen som ber om rapporten. Fremgangsmåte- Prosedyren gir de nøyaktige trinnene som er tatt og metodene som brukes for rapporten. Funn– Funnene peker på funn gjort i løpet av rapportundersøkelsen. Konklusjoner– Konklusjonene gir logiske konklusjoner basert på funnene. Anbefalinger– Anbefalingene angir handlinger som rapportens forfatter mener må iverksettes basert på funnene og konklusjonene.
• Rapporter bør være kortfattede og saklige. Meninger er gitt i avsnittet 'konklusjoner'. Disse meningene bør imidlertid være basert på fakta presentert i 'funnene'.
• Bruk enkle tider (vanligvis nåtiden enkel) å uttrykke fakta.
• Bruke imperativ form (Diskuter muligheten ..., Gi prioritet ... osv.) i avsnittet 'anbefalinger' da disse gjelder for selskapet som helhet.

Fortsett å lære om andre typer forretningsdokumenter ved å bruke disse ressursene:

Notater
E-post
Introduksjon til å skrive forretningsplaner

Forretningsnotater skrives til et helt kontor. Når du skriver forretningsnotater, sørg for å tydelig markere hvem notatet er ment for, årsaken til å skrive notatet og hvem som skriver notatet. Notater har en tendens til å informere kolleger om kontor- og prosedyreendringer som gjelder en stor gruppe mennesker. De gir ofte instruksjoner ved å bruke den imperative stemmen. Her er et eksempelnotat med oppfølging av viktige punkter å bruke når skrivevirksomhet notater på engelsk.

Eksempel på notat

Fra: Ledelsen

Til: Northwest Area Sales Staff

RE: Nytt månedlig rapporteringssystem

Vi vil raskt gå gjennom noen av endringene i det nye månedlige salgsrapporteringssystemet som vi diskuterte på mandagens spesialmøte. Først og fremst vil vi igjen understreke at dette nye systemet vil spare deg for mye tid når du skal rapportere fremtidige salg. Vi forstår at du er bekymret for hvor lang tid det i utgangspunktet vil ta for å legge inn kundedataene dine. Til tross for denne første innsatsen, er vi sikre på at dere alle snart vil nyte fordelene med dette nye systemet.

Her er en titt på prosedyren du må følge for å fullføre ditt områdes kundeliste:

1. Logg på selskapets nettsted på http://www.picklesandmore.com
2. Skriv inn bruker-ID og passord. Disse vil bli utgitt neste uke.
3. Når du har logget på, klikker du på 'Ny klient'.
4. Skriv inn riktig kundeinformasjon.
5. Gjenta trinn 3 og 4 til du har angitt alle klientene dine.
6. Når denne informasjonen er lagt inn, velg 'Legg inn bestilling'.
7. Velg klienten fra rullegardinlisten 'Kunder'.
8. Velg produktene fra rullegardinlisten 'Produkter'.
9. Velg fraktspesifikasjonene fra rullegardinlisten 'Frakt'.
10. Klikk på 'Behandle bestilling'-knappen.

Som du kan se, når du har lagt inn riktig kundeinformasjon, vil behandling av bestillinger ikke kreve INGEN papirarbeid fra din side.

Takk alle sammen for hjelpen med å få på plass dette nye systemet.

Med vennlig hilsen,

Ledelse

Viktige punkter å huske

• Bruk følgende struktur for å starte et notat: MEMO
  Fra: (person eller gruppe som sender notatet)
  Til: (person eller gruppe som notatet er adressert til)
  RE: (emnet for notatet, dette skal være i modig )
• Begrepet 'memorandum' kan brukes i stedet for 'memo'.
• Et notat er vanligvis ikke så formelt som et skriftlig brev . Men det er absolutt ikke like uformelt som et personlig brev .
• Tonen i et notat er generelt vennlig ettersom det er en kommunikasjon mellom kolleger.
• Hold notatet kortfattet og til poenget.
• Introduser om nødvendig årsaken til notatet med et kort avsnitt.
• Bruk punkttegn for å forklare de viktigste trinnene i en prosess.
• Bruk en kort takk for å fullføre notatet. Dette trenger ikke være så formelt som i et skriftlig brev.

Rapporter
Notater
E-post
Introduksjon til å skrive forretningsplaner

For å lære hvordan du skriver en bedrifts-e-post, husk følgende: Forretnings-e-poster er generelt mindre formelle enn forretningsbrev . Bedrifts-e-poster skrevet til kollegaer er vanligvis direkte og ber om spesifikke handlinger. Det er viktig å holde bedriftens e-poster korte, ettersom jo lettere det er å svare på en e-post, jo mer sannsynlig er det at en bedriftskontakt svarer raskt.

Eksempel 1: Formell

Det første eksemplet viser hvordan du skriver en formell forretnings-e-post. Legg merke til det mindre formelle 'Hei' i hilsenen kombinert med en mer formell stil i selve e-posten.

Hallo,

Jeg leste på nettstedet ditt at du tilbyr kopiering av musikk-CDer for store mengder CD-er. Jeg vil gjerne spørre om prosedyrene som er involvert i disse tjenestene. Blir filene overført online, eller sendes titlene på CD til deg med vanlig post? Hvor lang tid tar det vanligvis å produsere omtrent 500 eksemplarer? Er det noen rabatter på et så stort kvantum?

Takk for at du tok deg tid til å svare på spørsmålene mine. Jeg ser frem til ditt svar.

Jack Finley
Salgssjef, Young Talent Inc.
(709) 567 - 3498

Eksempel 2: Uformelt

Det andre eksemplet viser hvordan du skriver en uformell e-post. Legg merke til den mer samtaletone gjennom e-posten. Det er som om forfatteren snakket i telefonen.

16.22 01/07 +0000 skrev du:

> Jeg hører at du jobber med Smith-kontoen. Hvis du trenger informasjon, ikke nøl med å ta kontakt med meg.

Hei Tom,

Hør, vi har jobbet med Smith-kontoen og jeg lurte på om du kunne hjelpe meg? Jeg trenger litt innsideinformasjon om den siste utviklingen der borte. Tror du at du kan gi videre informasjon du måtte ha?

Takk

Peter

Peter Thompsen
Account Manager, Tri-State Accounting
(698) 345 - 7843

Eksempel 3: Veldig uformell

I det tredje eksemplet kan du se en veldig uformell e-post som ligner veldig på tekstmeldinger. Bruk denne typen e-post kun med kolleger som du har et nært samarbeid med.

Klokken 11.22 01/12 +0000 skrev du:

> Jeg vil gjerne ha et forslag til et konsulentfirma.

Hva med Smith and Sons?

KB

Viktige punkter å huske

• E-post er mye mindre formell enn et skriftlig brev. E-poster er vanligvis korte og konsise.
• Hvis du skriver til noen du ikke kjenner, er et enkelt 'Hei' tilstrekkelig. Bruker en hilsen som 'Kjære herr Smith,' er for formelt.
• Når du skriver til noen du kjenner godt, skriv gjerne som om du snakker til personen.
• Bruk forkortede verbformer (He's, We're, He'd, etc.)
• Inkluder et telefonnummer i signaturen på e-posten. Dette vil gi mottakeren mulighet til å ringe om nødvendig.
• Det er ikke nødvendig å inkludere e-postadressen din da mottakeren bare kan svare på e-posten.
• Fjern all informasjon som ikke er nødvendig når du svarer. La bare de delene av teksten som er relatert til svaret ditt. Dette vil spare tid for leseren når du leser e-posten din.

Rapporter
Notater
E-post
Introduksjon til å skrive forretningsplaner