Beste praksis for forretningsskriving

Klart og konsist språk er nøkkelen til å få frem budskapet ditt

Paul Bradbury/Getty Images

Forretningsskriving er en profesjonell kommunikasjon verktøy (også kjent som forretningskommunikasjon eller profesjonell skriving) selskaper og andre profesjonelle enheter bruker til å kommunisere med enten intern eller ekstern publikum . Memorandums, rapporter, forslag, e-poster , og en rekke andre forretningsrelaterte skriftlige materialer er alle former for forretningsskriving.

Tips for effektiv forretningsskriving

Formålet med forretningsskriving er transaksjonsbasert. Selvfølgelig er innholdet i forretningsskriving knyttet til en forretningsenhet, men det er også relatert til en spesifikk og målrettet transaksjon mellom forfatteren og hans eller hennes publikum. Ifølge Brant W. Knapp, forfatter av En prosjektlederveiledning for å bestå prosjektledereksamenen , kan den beste forretningsskrivingen forstås tydelig når den leses raskt. Budskapet skal være godt planlagt, enkelt, klart og direkte.'

Raske fakta: Grunnleggende forretningsmål

Formidle informasjon: Former for forretningskommunikasjon, som forskningsrapporter eller policynotater, er skrevet for å spre kunnskap.Levere nyheter: Profesjonell skriving brukes ofte til å dele nylige hendelser og prestasjoner med både internt og eksternt publikum.Oppfordring til handling: Forretningsfolk bruker skrift i et forsøk på å påvirke andre av en rekke årsaker, inkludert salg av varer og vedtakelse av lovgiver.Forklar eller begrunn en handling: Profesjonell kommunikasjon lar en forretningsenhet forklare sin tro eller rettferdiggjøre sine handlinger.

Følgende tips, tilpasset fra Oxford Living Dictionaries , danner et godt grunnlag for forretningsskriving av beste praksis.

Sett hovedpoengene dine først.Fortell nøyaktig hvorfor du skriver korrespondansen på forhånd. Et unntak fra denne regelen er for salgsbrev. Å minne mottakeren på et tidligere møte eller en felles forbindelse du deler er en akseptabel måte å åpne på, da det kan påvirke mottakeren til å være mer mottagelig for dine tiltenkte mål. Bruk hverdagslige ord.Ved å bruke ord som 'om' i stedet for 'angående', 'forvente' i stedet for 'forutse' og 'del' i stedet for 'komponent', vil det gjøre skrivingen din mindre stilig. Kjenn publikummet ditt.Med mindre det er rettet mot et bransjespesifikt publikum, ikke fyll teksten din med mye teknisk sjargong (spesifikasjoner kan legges ved separat.) Juster tonen slik at den passer den tiltenkte leseren. For eksempel vil et klagebrev ha en helt annen tone enn et referansebrev. Til slutt – dette burde være en selvfølge – bruk aldri nedsettende eller sexistisk språk, og arbeid aktivt for eliminere kjønnsskjevt språk fra enhver form for forretningskommunikasjon. Bruk sammentrekninger når det er mulig.Forretningsskriving har gjennomgått et skifte fra formell til en mer tilgjengelig stil, så bruker 'vi er' ikke 'vi er' og 'vi har' ikke 'vi har' er veien å gå. Likevel gjør du ikke det bestandig må bruke en sammentrekning. En god tommelfingerregel er at hvis en sammentrekning forbedrer setningsflyten, bruk den; hvis setningen er mer overbevisende uten den, bruk to ord. Bruk aktive verb i stedet for passive.Aktive verb lar leseren forstå raskt og forstå mer fullstendig. For eksempel, 'Beslutningen er implementert om å stanse produksjonen,' lar tolkningen av hvem som tok beslutningen om å avbryte den stå åpen. På den annen side er betydningen av 'Vi har besluttet å stanse produksjonen,' klar. Skriv tett. Igjen, ved å bruke eksempelet ovenfor, å velge ordet 'bestemt' i stedet for 'tok avgjørelsen' gjør lesingen lettere for publikum. Ikke vær avhengig av regler i enhver situasjon.Dette er et tilfelle av å kjenne publikum. Hvis målet ditt er å gjøre skrivingen din konverserende, er det greit å avslutte en setning med en preposisjon nå og da, spesielt for å forbedre flyten og unngå vanskelig konstruksjon. Når det er sagt, mens mange virksomheter har sine egne stilguider, må elementære regler for stil og grammatikk følges for at skrivingen din – og du – skal anses som profesjonell. Slurvet skriving, dårlig ordvalg eller en uopptjent altfor kjent holdning kan komme tilbake og hjemsøke deg. Hold skriftvalgene dine enkle. Hold deg til en pen, ren skriftstil som Helvetica eller Times New Roman og begrens antall skrifter du bruker i korrespondanse. Målet ditt er å skrive noe lesbart og lett å lese. Ikke overbruk bilder.Generelt sett bør visuelle elementer brukes på et minimum – de bør ikke overstige 25 % av dokumentet, notatet, e-posten, rapporten, osv. For mye grafikk blir forvirrende og trekker ofte ned meldingen du ønsker å formidle. Noen få kraftige, velplasserte grafikk vil utrette mer for å få frem poenget ditt enn noe som ser ut som et dårlig forsøk på scrapbooking.