Telefon Bedriftssamtale Rollespill

Mestre din neste forretningssamtale

Heltebilder / Getty Images

Telefoning er en viktig del av å drive forretning på engelsk. Telefonsamtaler, spesielt forretningertelefonsamtaler, følg visse mønstre:

1. Noen tar telefonen og spør om de kan hjelpe.
2. Den som ringer kommer med en forespørsel – enten for å bli koblet til noen eller for informasjon.
3. Den som ringer blir koblet opp, gitt informasjon eller fortalt at de ikke er på kontoret for øyeblikket.
4. Dersom den som blir forespurt ikke er på kontoret, bes innringer om det Legg igjen en beskjed .
5. Den som ringer legger igjen en melding eller stiller andre spørsmål.
6. Telefonsamtalen avsluttes.

Selvfølgelig følger ikke alle forretningstelefonsamtaler denne rigide ordningen. Men dette er den grunnleggende oversikten for de fleste forretningstelefonsamtaler, spesielt de som er laget for å be om informasjon eller be om avklaring .

Eksempel på forretningstelefonsamtale: Rollespill

Følgende forretningstelefonsamtale kan brukes som en rollespill i klassen for å introdusere en rekke standardfraser til øve på å ringe på engelsk .

Ms. Anderson (salgsrepresentant Jewels and Things): ring ring...ring ring...ring ring...
Mr. Smith (sekretær) : Hei, Diamonds Galore, dette er Peter som snakker. Hvordan kan jeg være til hjelp for deg i dag?

Ms. Anderson: Ja, dette er Janice Anderson som ringer. Kan jeg snakke med Mr. Franks?

Herr Smith: Jeg er redd Mr. Franks er ute av kontoret for øyeblikket. Vil du at jeg skal ta en melding?

Ms. Anderson: Uhm...denne samtalen er faktisk ganske presserende. Vi snakket i går om et leveringsproblem som Mr. Franks nevnte. Har han gitt deg informasjon?

Herr Smith: Det gjorde han faktisk. Han sa at en representant fra firmaet ditt kanskje ringer. Han ba meg også stille deg noen spørsmål...

Ms. Anderson: Flott, jeg vil gjerne se dette problemet løst så raskt som mulig.

Herr Smith: Vel, vi har fortsatt ikke mottatt forsendelsen med øredobber som skulle ankomme forrige tirsdag.

Ms. Anderson: Ja, jeg er fryktelig lei meg for det. I mellomtiden har jeg snakket med leveringsavdelingen vår, og de forsikret meg om at øredobbene vil bli levert i morgen tidlig.

Herr Smith: Utmerket, jeg er sikker på at Mr. Franks vil bli glad for å høre det.

Ms. Anderson: Ja, forsendelsen ble forsinket fra Frankrike. Vi kunne ikke sende den med før i morges.

Herr Smith: Jeg skjønner. Mr. Franks ønsket også å planlegge et møte med deg senere denne uken.

Ms. Anderson: Helt klart, hva gjør han torsdag ettermiddag?

Herr Smith: Jeg er redd han møter noen kunder utenfor byen. Hva med torsdag morgen?

Ms. Anderson: Dessverre møter jeg en annen torsdag morgen. Gjør han noe på fredag ​​morgen?

Herr Smith: Nei, det ser ut som han er fri da.

Ms. Anderson: Flott, bør jeg komme kl 9?

Herr Smith: Vel, han pleier å holde et personalmøte klokken 9. Det varer bare en halvtime eller så. Hva med 10?

Ms. Anderson: Ja, 10 ville vært flott.

Herr Smith: Ok, jeg planlegger det. Ms. Anderson klokken 10, fredag ​​morgen...Er det noe annet jeg kan hjelpe deg med?

Ms. Anderson: Nei, jeg tror det er alt. Takk for hjelpen ... farvel.

Herr Smith: Ha det.

Kort oppsummering av telefonsamtalen

Se gjennom kunnskapen din ved å fylle ut hullene med ordene og uttrykkene nedenfor for å fullføre sammendraget av samtalen.

Ms. Anderson ringer Diamonds Galore til _____ med Mr. Franks. Mr. Franks er ikke på kontoret, men Henry Smith, sekretæren, snakker med Ms. Anderson om et _____-problem med noen øredobber. Øredobbene har ennå ikke _____ hos Diamonds Galore. Ms. Anderson forteller Peter at det var et problem med _____ fra Frankrike, men at øredobbene skulle ankomme i morgen tidlig.

Deretter _____ et møte mellom Ms. Anderson og Mr. Franks. Mr. Franks kan ikke _____ med Ms. Anderson på torsdag fordi han er _____. De bestemmer seg til slutt fredag ​​morgen klokken 10 etter en _____ som Mr. Owen vanligvis holder fredag ​​morgen.

Svar

snakke, levering/forsendelse, ankommet, forsendelse/levering, tidsplan, møte, opptatt, personalmøte

Nøkkelsetninger og ordforråd

Hvordan kan jeg være til hjelp:Dette er en formell setning som brukes for å vise høflighet. Det betyr 'Kan jeg hjelpe deg?'ringer:telefonerute av kontoret:ikke på kontoretta en melding:for å skrive ned en melding fra den som ringersom haster:veldig viktigleveranse:å bringe varer til en klientnevnt:saløst:tatt vare påså fort som mulig:på den raskeste måten, ASAPforsendelse:levering, å bringe varer til en klientforsikret:en visshet om at noe er sant eller vil skjefornøyd:lykkeligforsinket:ikke være i stand til å gjøre noe i tideser ut som:virkerpersonalmøte:et møte med ansattevarer:å ta tidrute:gjøre en fremtidig avtale

Øv på signaler for rollespill

Bruk disse signalene, rollene og scenariene for å lage øvede rollespill på egen hånd for å fremme telefonferdighetene dine for å hjelpe medkommunikasjon på arbeidsplassen.

Rollespill Cue 1

John

Du vil gjerne snakke med Kevin hos FunStuff Brothers, et leketøysfirma. Du returnerer salgssamtalen hans fordi du er interessert i selskapets produkter.

Kate

Du er resepsjonist hos FunStuff Brothers, prøv å overføre samtalen til Kevin, men ta en melding når du finner ut at Kevin ikke kan ta samtalen.

Rollespill Cue 2

Estelle

Du ringer til avtale et møte med leder for personalavdelingen. Du vil gjerne møtes tirsdag morgen, men kan komme inn torsdag og fredag ​​også.

Bob

Du kan planlegge et møte i slutten av neste uke, men du vil være borte fra kontoret til torsdag morgen.