Strukturen til et formelt brev

Sasha Bell / Getty Images

Formelle engelske bokstaver blir raskt erstattet av e-post . Imidlertid kan den formelle brevstrukturen du lærer fortsatt brukes på forretnings-e-poster og annet formelle e-poster . Følg disse strukturtipsene for å skrive effektive formelle forretningsbrev og e-poster.

Et formål for hvert avsnitt

Første avsnitt: Første ledd av formell bokstaver bør inneholde en introduksjon til formålet med brevet. Det er vanlig å først takke noen eller presentere seg selv.

Kjære herr Anders,

Takk for at du tok deg tid til å møte meg forrige uke. Jeg vil gjerne følge opp samtalen vår og har noen spørsmål til deg.

Kroppsavsnitt: Det andre og følgende avsnitt skal gi hovedinformasjonen i brevet, og bygge på hovedformålet i innledende første ledd .

Prosjektet vårt går fremover som planlagt. Vi ønsker å utvikle et opplæringsprogram for ansatte på de nye stedene. For dette formål har vi besluttet å leie ut plass i det lokale næringslivets messesenter. Nytt personale vil bli opplært av våre eksperter på personell i tre dager. På denne måten vil vi kunne møte etterspørselen fra første dag.

Siste avsnitt: Det siste avsnittet bør kort oppsummere intensjonen med det formelle brevet og avsluttes med en oppfordring til handling.

Takk for at du vurderer forslagene mine. Jeg ser frem til en mulighet til å diskutere denne saken videre.

Formelle brevdetaljer

Åpne med uttrykk for formell adresse, for eksempel:

Kjære herr, fru (fru, frøken) - hvis du vet navnet på personen du skriver til. Bruk Kjære herr / fru hvis du ikke vet navnet på personen du skriver til, eller Til den det måtte gjelde

Bruk alltid Ms for kvinner med mindre du blir spesifikt bedt om å bruke Fru eller Gå glipp av.

Begynner brevet ditt

Først oppgi en grunn til å skrive. Hvis du begynner korrespondanse med noen om noe eller ber om informasjon, begynn med å gi en grunn til å skrive:

• Jeg skriver for å informere deg om...
• Jeg skriver for å spørre/spørre om...
• Jeg skriver for å spørre om informasjon for små bedrifter.
• Jeg skriver for å informere deg om at vi ennå ikke har mottatt betaling for ...

Ofte skrives formelle brev for å uttrykke takk. Dette gjelder spesielt når du skriver som svar på en henvendelse av noe slag eller når du skriver for å uttrykke takknemlighet for et jobbintervju, en referanse eller annen profesjonell hjelp du har mottatt.

Her er noen nyttige takknemlighetsfraser:

• Takk for brevet av (dato) der du spurte om ...
• Vi vil gjerne takke deg for brevet av (dato) der du ber om / ber om informasjon Om ...
• Som svar på brevet ditt av (dato), vil vi takke deg for din interesse for ...

Eksempler:

• Jeg vil takke deg for ditt brev av 22. januar hvor du ber om informasjon om vår nye linje med gressklippere.
• Som svar på brevet ditt av 23. oktober 1997, vil vi takke deg for din interesse for vår nye produktlinje.

Bruk følgende setninger når du ber om hjelp:

• Jeg ville være takknemlig hvis du kunne + verb
• Vil du ha noe imot + verb + ing
• Ville det være for mye å forlange det...

Eksempler:

• Jeg ville være takknemlig om du kunne sende meg en brosjyre.
• Vil du ringe meg i løpet av neste uke?
• Vil det være for mye å kreve at betalingen vår blir utsatt i to uker?

Følgende setninger brukes for å tilby hjelp:

• Jeg vil gjerne + verb
• Vi vil gjerne + verb

Eksempler:

• Jeg svarer gjerne på spørsmål du har.
• Vi hjelper deg gjerne med å finne et nytt sted.

Vedlagte dokumenter

I noen formelle brev må du inkludere dokumenter eller annen informasjon. Bruk følgende setninger for å trekke oppmerksomhet til eventuelle vedlagte dokumenter du kan ha inkludert.

• Vedlagt, finn + substantiv
• Vedlagt finner du ... + substantiv
• Vi legger ved ... + substantiv

Eksempler:

• Vedlagt finner du en kopi av vår brosjyre.
• Vedlagt finner du en kopi av vår brosjyre.
• Vi legger ved en brosjyre.

Merk: hvis du skriver en formell e-post, bruk fasen: Vedlagt finner du / Vedlagt finner du.

Sluttkommentarer

Fullfør alltid et formelt brev med en oppfordring til handling eller referanse til et fremtidig resultat du ønsker. Noen av alternativene inkluderer:

En henvisning til et fremtidig møte:

• Jeg gleder meg til å møte/se deg
• Jeg ser frem til å møte deg neste uke.

Et tilbud om ytterligere hjelp

• Ikke nøl med å kontakte meg hvis du har spørsmål angående denne saken.
• Hvis du trenger ytterligere hjelp, vennligst kontakt meg.

En formell avmelding

Signer brevet med en av følgende setninger:

• Din kjære,
• Med vennlig hilsen,

Mindre formelt

• Beste hilsener.
• Med vennlig hilsen.

Sørg for å signere brevet ditt for hånd etterfulgt av ditt skrevne navn.

Blokkformat

Formelle bokstaver skrevet i blokkformat plasserer alt på venstre side av siden. Plasser adressen din eller bedriftens adresse øverst i brevet til venstre (eller bruk firmaets brevhode) etterfulgt av adressen til personen og/eller firmaet du skriver til, alt plassert på venstre side av siden. Trykk på returtasten flere ganger og bruk datoen.

Standard format

I formelle brev skrevet i standardformat, plasser adressen din eller bedriftens adresse øverst i brevet til høyre. Plasser adressen til personen og/eller firmaet du skriver på venstre side av siden. Plasser datoen på høyre side av siden i samsvar med adressen din.