Hvordan skrive en profesjonell e-post
Hva alle bør vite før du sender e-post til ansatte og kolleger
Heltebilder / Getty Images
Til tross for populariteten til tekstmeldinger og sosiale medier, e-post er fortsatt den vanligste formen for skriftlig kommunikasjon i næringslivet – og den mest misbrukte. Altfor ofte knipser e-postmeldinger, knurrer og bjeffer – som om de var det konsis mente at du måtte høres sjefete ut. Ikke så.
Tenk på denne e-postmeldingen som nylig ble sendt til alle ansatte på et stort universitetsområde:
Det er på tide å fornye fakultetets/ansattes parkeringsmerker. Nye dekaler kreves innen 1. november. Parkeringsregler og forskrifter krever at alle kjøretøy som kjøres på campus må vise gjeldende dekal.
Slå et 'Hei!' foran denne meldingen løser ikke problemet. Det tilfører bare en falsk luft av chumminess.
Tenk i stedet på hvor mye bedre og kortere – og sannsynligvis mer effektiv – e-posten ville vært hvis vi bare la til en 'vær så snill' og henvendte oss direkte til leseren:
Vennligst forny fakultetets/ansattes parkeringsmerker innen 1. november.
Selvfølgelig, hvis forfatteren av e-posten virkelig hadde holdt leserne i tankene, kan de ha inkludert en annen nyttig godbit: en anelse om hvordan og hvor de skal fornye dekalene. Bruk e-posten om parkeringsskiltene som et eksempel, prøv å inkludere disse tipsene i din egen tekst for bedre, tydeligere og mer effektive e-poster:
- Fyll alltid ut emnelinjen med et emne som betyr noe for leseren din. Ikke 'Dekaler' eller 'Viktig!' men 'Deadline for New Parking Decals.'
- Sett hovedpoenget ditt i åpningssetningen. De fleste lesere vil ikke holde seg til en overraskende slutt.
- Begynn aldri en melding med et vagt 'Dette' – som i 'Dette må gjøres innen kl. 05.00.' Spesifiser alltid hva du skriver om.
- Ikke bruk ALT BOKSTAVER (ingen roping!), eller alt små bokstaver bokstaver enten (med mindre du er poeten E. E. Cummings).
- Som en generell regel, PLZ unngå tekstspeak ( forkortelser og akronymer ): Du kan være ROFLOL (ruller på gulvet og ler høyt), men leseren din kan bli sittende og lurer på WUWT (hva er det med det).
- Vær kort og høflig. Hvis meldingen din varer lenger enn to eller tre korte avsnitt, bør du vurdere (a) å redusere meldingen eller (b) gi et vedlegg. Men i alle fall, ikke knips, knurr eller bjeff.
- Husk å si 'vær så snill' og 'takk'. Og mener det. For eksempel, 'Takk for at du forstår hvorfor ettermiddagspauser har blitt eliminert' er rart og smålig. Det er ikke høflig.
- Legg til en signaturblokk med passende kontaktinformasjon (i de fleste tilfeller navn, bedriftsadresse og telefonnummer, sammen med en juridisk ansvarsfraskrivelse hvis det kreves av firmaet ditt). Gjør du trenge å rote signaturblokken med et smart sitat og kunstverk? Sannsynligvis ikke.
- Redigere og korrekturlest før du trykker 'send'. Du tror kanskje du har det for travelt til å svette de små tingene, men dessverre kan det hende at leseren din tror at du er en uforsiktig drittsekk.
- Til slutt, svar raskt på seriøse meldinger. Hvis du trenger mer enn 24 timer på å samle inn informasjon eller ta en avgjørelse, send et kort svar som forklarer forsinkelsen.