Skriving for næringslivet: Forespørselssvarsbrev

Sam Edwards / Getty Images

Denne veiledningen til å svare på henvendelsesbrev er skrevet spesielt for engelskspråklige elever. Den dekker standardstruktur og setninger som brukes i svar. Forespørsler kommer for å be om mer informasjon om et produkt eller en tjeneste. Hastigheten du svarer med, samt hvor nyttig du er med å gi den forespurte informasjonen, vil sikre at forespørselen din blir vellykket.

Det er svært viktig å gjøre et godt inntrykk når du svarer på henvendelser fra potensielle kunder. Selvfølgelig vil det beste inntrykket bli gjort ved å gi materialet eller informasjonen som den potensielle kunden har bedt om, dette positive inntrykket vil bli forbedret av et velskrevet svar.

Grunnleggende om forretningsbrev

Det grunnleggende om forretningsbrev skrivingen er lik for hver type forretningsbrev. Husk å plassere din eller bedriftens adresse øverst i brevet (eller bruk bedriftens brevpapir), etterfulgt av adressen til firmaet du skriver til. Datoen kan enten plasseres med dobbel avstand ned eller til høyre. Du kan også inkludere et referansenummer for korrespondanse.

For flere typer forretningsbrev , bruk denne veiledningen til ulike typer forretningsbrev for å avgrense ferdighetene dine for spesifikke forretningsformål, for eksempel å stille forespørsler, justering av krav , skrive følgebrev , og mer.

Viktig språk å huske

StartenKjære herr, fru (fru, frøken – det er veldig viktig å bruke fru for kvinner med mindre du blir bedt om å bruke fru eller frøken)Takker den potensielle kunden for hans/hennes interesseTakk for brevet av... som spør (ber om informasjon) om...
Vi vil gjerne takke deg for ditt brev av... som spør (ber om informasjon) om...Levere etterspurt materialeVi vedlegger gjerne...
Vedlagt finner du...
Vi legger ved...Gi tilleggsinformasjonVi vil også informere deg...
Angående spørsmålet ditt om...
Som svar på spørsmålet ditt (henvendelse) om...Avslutter et brev med håp om fremtidig virksomhetVi ser frem til å... høre fra deg / motta bestillingen din / ønske deg velkommen som vår klient (kunde).SignaturMed vennlig hilsen (husk bruk 'Vennlig' når du ikke vet navnet på personen du skriver og 'Vennlig hilsen' når du gjør det.

Eksempel

Jackson Brothers
3487 23rd Street
New York, NY 12009
Kenneth Beare
Administrativ direktør
English Learners Company
2520 Visit Avenue
Olympia, WA 98501
12. september 2000
Kjære herr Beare
Takk for din henvendelse fra 12. september som ber om den siste utgaven av vår katalog.
Vi har gleden av å legge ved vår siste brosjyre. Vi vil også informere deg om at det er mulig å foreta kjøp online på jacksonbros.com.
Vi ser frem til å ønske deg velkommen som kunde hos oss.
Med vennlig hilsen
(Signatur)
Dennis Jackson
Markedsdirektør
Jackson Brothers