En mottakers rolle i klar, effektiv kommunikasjon er en viktig rolle

Beskytt deg selv bedre å vite hva som går galt i samtaler

Robert Kneschke / EyeEm/Getty Images

I kommunikasjonsprosess , 'mottakeren' er lytteren, leseren eller observatøren – det vil si individet (eller gruppen av individer) som en melding er rettet til. Mottakeren kalles også ' publikum ' eller dekoder.

Personen som starter en melding i kommunikasjonsprosessen kalles ' avsender .' Enkelt sagt, en 'effektiv' melding er en som er mottatt på den måten avsenderen hadde tenkt. Det kan oppstå problemer i begge ender som hindrer den tiltenkte meldingen i å komme gjennom til mottakeren.

Budskapet og potensielle problemer

For eksempel stiller Paige et spørsmål til Bill verbalt. Budskapet går gjennom luften, 'kanalen', til Bills ører. Han svarer. Paige er avsender, spørsmålet er meldingen, og Bill er mottaker og gir Paige tilbakemelding ved å svare på spørsmålet.

Det finnes utallige områder og måter der problemer kan oppstå selv i denne korte utvekslingen. Hvis Paige hvisker, vil Bill kanskje ikke høre det. Kanskje hører han bare en del av det og svarer på et spørsmål som faktisk ikke ble stilt, og derfor er Paige forvirret. Kanskje det er bakgrunnsstøy, eller spørsmålet er uklart. Hvis Bill blir distrahert av noe og ikke tar hensyn, kan han gå glipp av noen av ordene og svare upassende – eller han kan gå glipp av spørsmålet helt slik at utvekslingen må begynne på nytt. Hvis han ikke ser på Paige når hun stiller spørsmålet, ville han savnet ethvert kroppsspråk som ville gi undertekst til spørsmålet.

Hvis Paige sender en e-post eller tekstmelding til Bill, kan det oppstå problemer fordi Bill ikke har Paiges kroppsspråk eller tonefall å tolke, noe som kan legge til informasjon til meldingen. Autokorrektur kan ha satt inn feil i teksten, eller et manglende spørsmålstegn kan få et spørsmål til å virke som et utsagn.

Dette er alle hindringer for effektiv kommunikasjon. Graden av effektivitet bestemmes av hvor mye av meldingen som blir forstått av mottakeren.

Dekoding av meldingen

I boken 'Business Communication' legger forfatterne Carol M. Lehman og Debbie D. DuFrene det ut på denne måten:

«Mottakers oppgave er å tolke avsenderens budskap, både verbalt og nonverbalt, med så lite forvrengning som mulig. Prosessen med å tolke meldingen er kjent som dekoding. Fordi ord og nonverbale signaler har forskjellig betydning for forskjellige mennesker, utallige problemer kan oppstå på dette punktet i kommunikasjonsprosessen:

'Senderen koder utilstrekkelig den opprinnelige meldingen med ord som ikke finnes i mottakerens ordforråd; tvetydige, uspesifikke ideer; eller nonverbale signaler som distraherer mottakeren eller motsier det verbale budskapet.

• Mottakeren blir skremt av posisjonen eller autoriteten til avsenderen, noe som resulterer i en spenning som hindrer effektiv konsentrasjon om meldingen og unnlatelse av å be om nødvendig avklaring.
• Mottakeren bedømmer emnet som for kjedelig eller vanskelig å forstå og prøver ikke å forstå budskapet.
• Mottakeren er nærsynt og tar ikke imot nye og annerledes ideer.

'Med det uendelige antallet sammenbrudd som er mulig på hvert stadium av kommunikasjonsprosessen, er det virkelig et mirakel at effektiv kommunikasjon noen gang finner sted.'

Selv miljøet eller mottakerens følelsesmessige tilstand kan påvirke dekodingen av meldingen, for eksempel distraksjoner i rommet, ubehag hos mottakeren, eller stress eller angst som gjør at mottakeren kan sette inn undertekst som avsenderen ikke hadde til hensikt. . Kunnskap om sosiale eller kulturelle kontekster kan hindre mottakeren i å fange opp signaler eller svare riktig også. Relasjonelle kontekster kan også farge en melding, ettersom meldinger fra nære venner kan mottas annerledes enn meldinger fra en arbeidsleder.

Viktigheten av tilbakemelding

Når det ikke er klart for avsenderen at det har oppstått forståelse fra mottakerens side, fortsetter kommunikasjonen, for eksempel gjennom oppfølgingsspørsmål fra en av partene, videre diskusjon eller avsender som gir eksempler, omformulering av informasjonen eller andre måter å avklaring for å få avsender og mottaker på samme såkalte 'bølgelengde'. I en presentasjon kan avsenderen vise diagrammer eller bilder for å gjøre et poeng tydeligere for publikum eller leser.

Jo flere signaler og kanaler som mottakeren har og er åpen for å motta, er ofte bedre; for eksempel kan det være lett å misforstå tone eller undertekst i en e-post eller tekstmelding, mens den samme meldingen vil komme tydelig frem hvis mottakeren hører personens stemme eller snakker med vedkommende ansikt til ansikt.

I boken 'Planning, Implementing, and Evaluating Targeted Communication Programs' bemerker forfatterne Gary W. Selnow og William D. Crano at kroppsspråk og tone ikke bare er kommunikasjon på avsenderens side: 'Tilbakemeldinger i mellommenneskelige omgivelser gir en løpende konto for en mottakers mottak av en melding. Åpenbare signaler som f.eks direkte spørsmål vise hvor godt en mottaker behandler informasjonen. Men subtile indikatorer kan også gi informasjon. For eksempel antyder en mottakers gjesp, stillhet når kommentarer forventes, eller uttrykk for kjedsomhet at selektive eksponeringsporter kan være i drift.'

En mottaker kan også ha tone og undertekst i tilbakemeldingene som er gitt til avsenderen, for eksempel å svare med sarkasme eller sinne, som kan gå glipp av hvis tilbakemeldingen bare er tekst, men sannsynligvis ikke ville bli savnet hvis partene enten kan se eller høre hver andre eller begge deler.