10 redigeringstips for forretningsforfattere

baona/Getty Images

Som livet selv, kan skriving noen ganger være rotete, frustrerende og hard . Men du kan gjøre arbeidslivet litt lettere ved å redigering med disse prinsippene i tankene. Det er enkelt: Enten du skriver en to-linjers e-post eller en 10-siders rapport, forutse behovene til leserne dine og husk de fire C-ene: Vær klar, konsis, hensynsfull og korrekt.

Vedta 'du-holdningen'.

Dette betyr å se på et emne fra synspunktet til leserne dine , understreker hva de ønsker eller trenger å vite.

• Eksempel: Jeg har bedt om at bestillingen din sendes ut i dag.
• Revisjon: Du vil motta bestillingen din innen onsdag.

Fokuser på ekte Emne.

Ikke begrav et søkeord ved å slippe det inn i en setning etter et svakt emne.

• Eksempel: Implementeringen av den nye markedsføringskampanjen starter 1. juni.
• Revisjon: Den nye markedsføringskampanjen starter 1. juni.

Skriv aktivt, ikke passivt.

Uansett hvor det passer, sett motivet ditt på forhånd og lag det gjøre noe. Den aktive stemmen som regel fungerer bedre enn den passive fordi den er mer direkte, mer konsis og lettere å forstå. (Men ikke alltid.)

• Eksempel: Forslaget ditt ble gjennomgått på vårt møte 1. april, og det ble umiddelbart sendt til utviklerne.
• Revisjon: Vi gjennomgikk forslaget ditt 1. april og sendte det umiddelbart til utviklerne.

Klipp unødvendige ord og uttrykk.

Ordrike uttrykk kan distrahere leserne, så kutte rotet .

• Eksempel: Jeg skriver dette notatet fordi jeg vil takke dere så mye for at dere arrangerte åpent hus som ble holdt sist torsdag.
• Revisjon: Tusen takk for at du arrangerte forrige torsdags åpent hus.

Ikke utelat søkeord.

Å være klar så vel som kortfattet, trenger vi noen ganger legge til et ord eller to.

• Eksempel: Lagerboden er første steg.
• Revisjon: Å låse opp bod er det første trinnet.

Ikke glem oppførselen din.

Her er det å være hensynsfull kommer inn. Hvis du sier 'vær så snill' og 'takk' når du snakker med kolleger, ta med disse ordene i e-postene dine også.

• Eksempel: Send meg sjargongrapporten før du drar hjem.
• Revisjon: Send meg sjargongrapporten før du drar hjem.

Unngå utdaterte uttrykk.

Med mindre du liker å høres tett ut på trykk, hold deg unna ord og uttrykk som er det aldri brukt i samtale-'vedlagt herved', 'dette er for å gi deg råd', ​​'i henhold til din forespørsel'.

• Eksempel: Vedlagt her for din referanse er en duplisert versjon av det nevnte skjøtet.
• Revisjon: Jeg har vedlagt en kopi av skjøtet.

Sett et tak på motens ord og buzzwords.

Trendy uttrykk har en tendens til å slite ut deres velkomst raskt. Ditto for bedrifter sjargong . Gjør ditt beste for å skrive som en menneskelig .

• Eksempel: Til syvende og sist er konklusjonen at vi skal legge til rette for muligheter for ansatte til å gi innspill om beste praksis.
• Revisjon: La oss oppmuntre folk til å komme med forslag.

Fjern modifikatorene dine.

Stabling betyr hoper seg opp modifikatorer før et substantiv; den verbale ekvivalenten til en trafikkork. Lange substantivstrenger kan redde et eller to ord, men de kan også undre leserne dine.

• Eksempel: Romteleskop vidfelt planetarisk kamera instrumentdefinisjonsteam bakkebasert ladet-par-enhetskamera (fra Ny vitenskapsmann , sitert av Matthew Lindsay Stevens i Finesser av vitenskapelig stil , 2007)
• Revisjon: Hu h?

Korrekturlesing.

Endelig er det riktighet : alltid sørge for at du sjekk arbeidet ditt , uansett hvor god du tror du har blitt på de andre C-ene.

• Eksempel:: Når du har det travelt, er det veldig lett å legge igjen ord.
• Revisjon: Når du har det travelt, er det veldig lett å utelate ord.