Referat i forretningsskriving

Ordliste over grammatiske og retoriske termer

Referatet er en oversikt over hva som var ferdig på et møte, ikke det som var sa ' (Nancy Sylvester, Geriljaguiden til Roberts regler , 2006).

Morsa Images/Getty Images

I forretningsskriving , referatet er den offisielle skriftlige referatet fra et møte. Referat skrives vanligvis i enkel fortid . De fungerer som en permanent oversikt over temaene som vurderes, konklusjoner som er oppnådd, handlinger som er utført og gitte oppgaver. De er også en oversikt over hvilke personer som ga bidrag til møtet når det gjelder nye ideer og hvordan disse ideene ble mottatt. Dersom det foretas en avstemning på et møte, fungerer protokollen som en oversikt over hvem som stemte for og hvem som stemte mot et forslag, noe som kan tas i betraktning i fremtiden når konsekvensene av enten å gjennomføre eller forkaste forslaget kommer til virkelighet.

Hvem tar protokollen?

Noen protokoller føres av en opptakssekretær, en ansatt som spesifikt har i oppgave å ta referat, føre alle protokoller og filer, spore oppmøte- og stemmeregistreringer og rapportere til de aktuelle utpekte partene (for eksempel et styre eller den øverste ledelsen i en virksomhet ). Protokollen kan imidlertid føres av enhver person som er tilstede på et møte og distribueres generelt til alle medlemmer av enheten som er representert på møtet.

Hoveddelene av møteprotokollen

Mange organisasjoner bruker en standard mal eller et spesielt format for å føre referat, og rekkefølgen på delene kan variere.

Overskrift– Navnet på komiteen (eller forretningsenheten) og dato, sted og starttidspunkt for møtet.Deltakere— Navnet på personen som ledet møtet sammen med navnene på alle de som deltok på møtet (inkludert gjester) og de som var fritatt fra å delta.Godkjenning av tidligere referat– Et notat om hvorvidt protokollen fra forrige møte ble godkjent og om det ble foretatt korrigeringer.Handlingspunkter–En rapport om hvert tema som ble diskutert på møtet. Dette kan inkludere uferdige saker fra forrige møte. (For hvert punkt, noter emnet for diskusjonen, navnet på personen som ledet diskusjonen, og eventuelle beslutninger som kan ha blitt tatt.)Kunngjøringer– En rapport om eventuelle kunngjøringer fra deltakerne, inkludert forslag til agendapunkter for neste møte.Neste møte— Et notat om hvor og når neste møte skal holdes.Utsettelse– Et notat om tidspunktet møtet ble avsluttet.Signaturlinje—Navnet på den som utarbeidet protokollen og dato for innlevering.

Observasjoner

«Vær tydelig, omfattende, objektiv og diplomatisk ved å skrive referat. Ikke tolk det som skjedde; bare rapporter det. Fordi møter sjelden følger agendaen perfekt, kan det hende du synes det er utfordrende å gi en nøyaktig oversikt over møtet. Om nødvendig, avbryt diskusjonen for å be om avklaring.

«Ikke ta opp følelsesmessige utvekslinger mellom deltakerne. Fordi referater er den offisielle referatet av møtet, vil du at de skal reflektere positivt over deltakerne og organisasjonen.'
(Fra ' Teknisk kommunikasjon ,' niende utgave av Mike Markel)

Retningslinjer for skriving av møtereferater

• Personen som skriver referatet bør ha muligheten til å gjøre det i sanntid etter hvert som møtet skrider frem, slik at det ferdige produktet er i nesten endelig form ved møtets slutt.
• Referat bør konsentrere seg om resultater og målrettede handlinger.
• Gode ​​referater er korte og saklige. De er ikke ordrette beretninger, men snarere konsise, sammenhengende sammendrag. Oppsummeringer bør inneholde punkter med enighet og uenighet, men krever ikke hver minste detalj.
• Referater kan brukes som kildemateriale for en rapport eller notat, men de bør skrives for å gjenskape hendelser for de som deltok på et møte, i stedet for for de som ikke gjorde det.
• Referat bør fylles ut og distribueres umiddelbart etter et møte (tommelfingerregel er innen en dag eller to).

Kilde

• Hiebert, Murray; Klatt, Bruce. ' The Encyclopedia of Leadership: A Practical Guide to Popular Leadership .' McGraw-Hill, 2001