Hvordan skrive et godt akseptbrev for forskerskolen

ML Harris / Getty Images

Det har du søkt på forskerskoler , og se, du har blitt akseptert til programmet du drømmer om. Du tror kanskje du er klar, og du trenger bare å pakke kofferten, bestille en flyreise eller laste bilen, og dra ut på videregående skole. Men du må ta ett skritt til for å sikre at stillingen din ved skolen er åpen og klar for deg når du ankommer: Du må skrive et akseptbrev. Inntaksoffiserer må være sikre på at du er klar til å delta; ellers vil de sannsynligvis gi plassen din til en annen kandidat.

Før du skriver brev eller e-post

Søknadene dine for forskerskole var bare det første trinnet. Kanskje du har mottatt fleretilbud om opptak, kanskje ikke. Uansett, husk å dele de gode nyhetene med venner og familie først. Ikke glem det takk mentorene dine og folk som skrev anbefalingsbrev på dine vegne. Du ønsker å opprettholde dine pedagogiske og profesjonelle kontakter etter hvert som din akademiske karriere skrider frem.

Skriver svaret ditt

De fleste gradsprogrammer varsler søkere om deres aksept - eller avslag - via e-post eller telefon, selv om noen få fortsatt sender formelle brev per post. Uansett hvordan du blir varslet, ikke si ja umiddelbart. Dette er spesielt viktig hvis de gode nyhetene kommer i en telefonsamtale.

Takk innringeren, sannsynligvis en professor, og forklar at du vil svare snart. Ikke bekymre deg: Du vil ikke plutselig få tilbakekalt godkjenningen hvis du forsinker en kort stund. De fleste programmer gir aksepterte studenter et vindu på noen dager – eller til og med opptil en uke eller to – til å bestemme seg.

Når du har hatt en sjanse til å fordøye de gode nyhetene og vurdere alternativene dine, er det på tide å skrive et akseptbrev for forskerskolen. Du kan svare via et brev du sender via posten eller du kan svare på e-post. I begge tilfeller bør svaret ditt være kort, respektfullt og tydelig indikere avgjørelsen din.

Eksempel på akseptbrev eller e-post

Bruk gjerne eksempelbrevet eller e-posten nedenfor. Bare bytt ut navnet på professoren, opptaksansvarlig eller opptakskomiteen på skolen etter behov:

Kjære Dr. Smith (ellerOpptakskomité):

Jeg skriver for å godta tilbudet ditt om å melde meg på X-programmet ved [graduate university]. Takk, og jeg setter pris på din tid og omtanke under opptaksprosessen. Jeg ser frem til å delta på programmet ditt denne høsten og er spent på mulighetene som venter.

Vennlig hilsen,

Rebecca R. Student

Selv om korrespondansen din tilsynelatende sier det åpenbare, er det veldig viktig at du gjør det klart at du har tenkt å melde deg på graduate-programmet. Og å være høflig – for eksempel å si takk – er alltid viktig i all offisiell korrespondanse.

Før du sender brevet eller e-posten

Som du ville gjort med all viktig korrespondanse, ta deg tid til å lese brevet eller e-posten på nytt før du sender den. Sørg for at den ikke har noen feilstavinger eller grammatiske feil. Når du er fornøyd med akseptbrevet, send det.

Hvis du har blitt tatt opp i mer enn ett gradsprogram, har du fortsatt noen lekser å gjøre. Du må skrive et brev avslå et tilbud om opptak til hvert av programmene du avviste. Som med akseptbrevet ditt, gjør det kort, direkte og respektfullt.