Trinn til en vellykket familiegjenforening

Jose Luis Pelaez/Getty Images

Med litt kreativitet og forhåndsplanlegging kan du organisere og planlegge en minneverdig familiegjenforening som alle vil snakke om i årevis.

Hvem er familie?

Det kan virke innlysende, men det første trinnet for enhver familiegjenforening er å bestemme hvem som er familie. Hvilken side av familien inviterer du? Vil du inkludere bare nære slektninger eller alle etterkommere av oldefar Jones (eller en annen vanligstamfar)? Inviterer du bare slektninger med direktelinje (foreldre, besteforeldre, barnebarn) eller planlegger du å inkludere søskenbarn, søskenbarn eller søskenbarn, to ganger fjernet? Bare husk, hvert skritt tilbake på forfedres tre legger til massevis av nye potensielle deltakere. Kjenn grensene dine.

Lag en gjesteliste

Start med å sette sammen en liste over familiemedlemmer, inkludert ektefeller, partnere og barn.Ta kontaktmed minst én person fra hver gren av familien for å hjelpe deg med å spore opp kontaktinformasjon for hver person på listen din. Sørg for å samle inn e-postadresser for de som har dem - det hjelper virkelig med oppdateringer og korrespondanse i siste liten.

Deltakere i undersøkelsen

Hvis du planlegger å inkludere mange mennesker i familiegjenforeningen din, bør du vurdere å sende ut en spørreundersøkelse (per post og/eller e-post) for å la folk få vite at en gjenforening er under arbeid. Dette vil hjelpe deg med å måle interesse og preferanser, og be om hjelp med planleggingen. Inkluder mulige datoer, foreslått gjenforeningstype og en generell plassering (å diskutere mulige kostnader tidlig kan motvirke et positivt svar), og be høflig om et rettidig svar på spørsmålene dine. Legg til navnene på interesserte slektninger som returnerer undersøkelsen til din gjenforeningsliste for fremtidige utsendelser, og/eller hold dem oppdatert om gjenforeningsplaner via et nettsted for familiegjenforening.

Lag en gjenforeningskomité.

Med mindre dette er en sammenkomst av fem søstre hjemme hos tante Maggie, er en gjenforeningskomité nesten avgjørende for å planlegge en jevn, vellykket familiegjenforening. Sett noen som har ansvaret for hvert hovedaspekt av gjenforeningen - plassering, sosiale arrangementer, budsjett, utsendelser, journalføring osv. Hvorfor gjøre alt arbeidet selv hvis du ikke må?

Velg dato(er)

Det er ikke mye av et gjensyn hvis ingen kan delta. Enten du planlegger familiegjenforeningen for å falle sammen med en familiemilepæl eller spesiell dag, sommerferie eller ferie, hjelper det å spørre familiemedlemmer for å unngå tids- og datokonflikter. Siden familiegjenforeninger kan omfatte alt fra en ettermiddagsgrill til en stor affære som varer tre eller flere dager, må du også bestemme hvor lenge du planlegger å komme sammen. En god tommelfingerregel - jo lenger folk må reise for å komme til gjenforeningsstedet, jo lenger bør gjenforeningen vare. Viktigst av alt, husk at du ikke vil kunne ta imot alle. Velg siste dato(er) basert på hva som er best for flertallet av deltakerne.

Velg et sted

Sikt etter et sted for familiegjenforening som er mest tilgjengelig og rimelig for de fleste du ønsker å delta på. Hvis familiemedlemmer er samlet i ett område, velger du et gjenforeningssted i nærheten. Hvis alle er spredt, velg et sentralt sted for å redusere reiseutgiftene for fjerntliggende slektninger.

Utvikle et budsjett

Dette vil bestemme omfanget av mat, dekorasjoner, overnatting og aktiviteter for familiegjenforeningen. Du kan velge å la familier betale for sine egne overnattinger, ta med en dekket rett osv., men med mindre du har en annen inntektskilde, må du også sette en registreringsavgift per familie for å hjelpe med dekorasjon, aktivitet, og lokaliseringskostnader.

Reserver en gjenforeningsside

Når du har valgt et sted og satt en dato, er det på tide å velge et sted for gjenforeningen. 'Å gå hjem' er et stort trekkplaster for familiegjenforeninger, så det kan være lurt å vurdere den gamle familiegården eller et annet historisk sted knyttet til familiens fortid. Avhengig av størrelsen på gjenforeningen, kan du kanskje finne et familiemedlem som frivillig vil ha det hjemme hos dem. For større gjenforeninger er parker, hoteller, restauranter og samfunnshus et godt sted å starte. Hvis du planlegger en gjenforening på flere dager, bør du vurdere et feriested hvor folk kan kombinere gjenforeningsaktiviteter med en familieferie.

Velg et tema

Å lage et tema for en familiegjenforening er en fin måte å interessere folk og gjøre dem mer sannsynlige til å delta. Det gjør også ting morsommere når det gjelder å være fantasifull med mat, spill, aktiviteter, invitasjoner og omtrent alle andre aspekter av gjenforeningen. Familiehistoriske temaer er spesielt populære, det samme er gjenforeninger som feirer et veldig spesielt familiemedlems bursdag eller jubileum, eller familiens kulturarv (dvs. hawaiisk luau).

Bestem menyen

Å mate en stor gruppe mennesker med forskjellig smak er kanskje en av de vanskeligste delene av å planlegge en gjenforening. Gjør det enkelt for deg selv ved å velge en meny som er relatert til temaet ditt, eller kanskje en som feirer familiens arv. Organiser en gruppe familiemedlemmer for å tilberede maten til familiegjenforeningen eller, hvis du har en stor gruppe og budsjettet tillater det, finn en cateringfirma eller restaurant for å gjøre i det minste en del av jobben for deg. En velsmakende meny sørger for en uforglemmelig familiegjenforening.

Planlegg sosiale aktiviteter

Du trenger ikke å oppta alle hele tiden, men planlagte aktiviteter og isbrytere på din familiegjenforening vil gi en enkel måte for folk som ikke kjenner hverandre godt å tilbringe tid sammen. Inkluder aktiviteter som vil appellere til alle aldre og eldre familiekunnskap om felles arv . Det kan også være lurt å dele ut priser for spesielle utmerkelser som eldste familiemedlem eller lengste reist for å delta.

Sett scenen

Du har en haug med folk, hva har du tenkt å gjøre med dem nå? Det er nå på tide å tilrettelegge for telt (hvis en gjenforening utenfor), stoler, parkeringsdekorasjoner, programmer, skilt, t-skjorter, goodiebags og andre krav til gjenforeningsdagen. Dette er tiden for å konsultere en sjekkliste for familiegjenforeninger!

Si ost!

Mens mange familiemedlemmer uten tvil vil ta med sine egne kameraer, hjelper det å også legge planer for å ta opp hele begivenheten. Enten du utpeker en spesifikk slektning som den offisielle gjenforeningsfotografen eller ansetter en profesjonell fotograf for å ta bilder eller videoer, bør du lage en liste over personene og hendelsene du ønsker å bli tatt opp. For spontane 'øyeblikk' kan du kjøpe et dusin engangskameraer og dele dem ut til frivillige gjester. Ikke glem å samle dem på slutten av dagen!

Inviter gjestene

Når du har de fleste planene dine på plass, er det på tide å invitere gjestene via post, e-post og/eller telefon. Du bør gjøre dette på forhånd for å sørge for og gi alle tid til å få det på kalenderen. Hvis du krever inngangsbillett, nevner du dette i invitasjonen og setter en forhåndsfrist som krever minst en prosentandel av billettprisen (med mindre du er rik nok til å dekke alle kostnadene selv og kan vente til den faktiske gjenforening for refusjon). Billetter kjøpt på forhånd betyr også at det er mindre sannsynlig at folk kansellerer i siste øyeblikk! Dette er også en god anledning til å be folk, selv om de ikke kan delta på gjenforeningen, om å gi familietrær , bilder, samleobjekter og historier å dele med andre familiemedlemmer.

Finansier ekstrautstyret

Hvis du ikke vil kreve inngangsavgift for gjenforeningen din, må du planlegge for en liten pengeinnsamling. Selv om du samler inn opptak, kan pengeinnsamling gi penger til noen fancy 'ekstra'. Kreative måter å samle inn penger på inkluderer å holde en auksjon eller tombola på gjenforeningen eller lage og selge familiehatter, t-skjorter, bøker eller gjenforeningsvideoer.

Skriv ut et program

Lag et program som skisserer oppstillingen av planlagte gjenforeningsarrangementer som skal gis til familiemedlemmer når de kommer til gjenforeningen. Det kan også være lurt å sende dette ut via e-post eller nettstedet ditt for gjenforeningen i forkant av gjenforeningen. Dette vil bidra til å tjene som en påminnelse til folk om aktiviteter som kan kreve at de tar med seg noe, for eksempel en fotovegg eller slektstrediagram .

Pynt til den store dagen

Den store dagen er snart her og nå er det på tide å sørge for at det går knirkefritt. Lag fengende, lett-å-klare skilt som viser gjester som kommer til registrering, parkering og viktige steder som baderom. Kjøp eller lag en gjestebok for å samle underskrifter, adresser og annen viktig informasjon, samt tjene som en permanent registrering av gjenforeningen. Kjøp ferdiglagde navneskilt, eller skriv ut dine egne, for å lette blanding og mingling mellom ukjente familiemedlemmer. Veggoversikter for slektstre er alltid en stor hit, da gjenforeningsdeltakere alltid vil vite hvor de passer inn i familien. Innrammede bilder eller trykte plakater av felles forfedre eller tidligere familiegjenforeninger er også populære. Og hvis du vil vite hva alle syntes om planleggingen av gjenforeninger, skriv ut noen evalueringsskjemaer som folk kan fylle ut når de drar.

Fortsett moroa

Utpek en eller flere frivillige til å lage og sende ut et nyhetsbrev etter gjenforeningen med historier, bilder og nyheter fra gjenforeningen. Hvis du har samlet inn familieinformasjon, send med en oppdatert slektsdiagram også. Dette er en fin måte å få folk begeistret for neste gjenforening, samt inkludere mindre heldige familiemedlemmer som ikke var i stand til å delta.