Hvordan organisere slektsfilene dine

Tom Merton / Getty Images

Bunker med kopier av gamle poster, utskrifter fraslektsforskningsnettsteder, og brev fra andre slektsforskere ligger i hauger på skrivebordet, i esker og til og med på gulvet. Noen er til og med blandet med regninger og barnas skolepapirer. Papirene dine er kanskje ikke helt uorganiserte - hvis du blir bedt om noe spesifikt, kan du sannsynligvis finne det, men det er definitivt ikke et arkivsystem du vil beskrive som effektivt.

Tro det eller ei, løsningen er så enkel som å finne et organisasjonssystem som passer dine behov og forskningsvaner og deretter få det til å fungere. Det er kanskje ikke så enkelt som det høres ut, men det er gjennomførbart og vil til slutt bidra til å hindre deg fra å snurre hjulene og duplisere forskning.

Hvilket arkivsystem er best

Spør en gruppe slektsforskere hvordan de organiserer filene sine, og du vil sannsynligvis få like mange forskjellige svar som slektsforskere. Det finnes en rekke populære slektsorganisasjonssystemer, inkludert permer, notatbøker, filer osv., men det er virkelig ikke noe individuelt system som er 'best' eller 'riktig'. Vi tenker og oppfører oss alle forskjellig, så til syvende og sist er den viktigste faktoren når du setter opp ditt arkivsystem at det må passe til din personlige stil. Det beste organisasjonssystemet er alltid det du vil bruke.

Å temme papirmonsteret

Etter hvert som slektsforskningsprosjektet skrider frem, vil du oppdage at du har mange papirdokumenter å arkivere for hver enkelt du undersøker -- fødselsjournaler , folketellinger, avisartikler, testamenter, korrespondanse med andre forskere, nettsideutskrifter osv. Kunsten er å utvikle et arkivsystem som gjør det enkelt å legge fingrene på alle disse dokumentene når som helst.

Vanlige brukte genealogiske arkivsystemer inkluderer:

Etter etternavn:Alle papirer for et individuelt etternavn arkiveres samlet. Av par eller familie:Alle papirer knyttet til en mann og kone eller familieenhet arkiveres sammen. Etter familielinje:Alle papirer knyttet til en bestemt familielinje arkiveres sammen. Mange slektsforskere begynner med å starte med fire slike forfedres linjer - en for hver av deres besteforeldre. Etter hendelse:Alle papirer relatert til en spesifikk hendelsestype (f.eks. fødsel, ekteskap, telling osv.) arkiveres sammen.

Ved å begynne med et av de fire systemene nevnt ovenfor, kan du deretter organisere oppgavene dine videre i følgende kategorier:

Etter sted:Papirer blir først gruppert etter ett av de fire slektsarkivsystemene som er oppført ovenfor, og deretter brutt ned etter land, stat, fylke eller by for å gjenspeile din forfedres migrasjon. For eksempel, hvis du velger etternavnsmetoden, vil du først gruppere alle CRISP-forfedre sammen, og deretter bryte haugene ytterligere ned i England CRISPs, North Carolina CRISPs og Tennessee CRISPs. Etter posttype:Papirer blir først gruppert etter ett av de fire slektsarkivsystemene som er oppført ovenfor, og deretter brutt ned etter posttype (dvs. fødselsjournaler, folketellinger,testamenter, etc.).

Permer, mapper, notatbøker eller datamaskin

Det første trinnet for å starte et organisasjonssystem er å bestemme den grunnleggende fysiske formen for arkiveringen (bunker teller ikke!) -- filmapper, notatbøker, permer eller datadisker.

Arkivskap og arkivmapper:Filmapper, sannsynligvis det mest populære organisasjonsverktøyet for slektsforskere, er rimelige, svært bærbare og holder lett papirer av forskjellige former og størrelser. Når de slippes, kan imidlertid arkivmapper bli ganske rotete - med papirer som er kastet ut av drift, og muligens feilplassert. Arkivmapper gjør det enkelt å konsultere dokumenter, men du må være påpasselig med å sørge for at papiret legges tilbake der det kom fra. Når du har generert mye papir, er imidlertid filmappesystemet det mest fleksible og utvidbare. Permer:Hvis du er en som virkelig liker å holde ting samlet på ett sted, kan det være et godt alternativ for deg å organisere dine trykte slektsdata i permer. Denne metoden standardiserer dine genealogiske poster til et papirformat i vanlig størrelse. Dokumenter som du ikke ønsker å slå i tre hull, kan legges i polypropylenhylser. Permer er bærbare og krever ikke et arkivskap, men hvis du gjør mye slektsforskning kan du finne ut at permer til slutt blir for tungvinte alene. Datadisker, CDer og DVDer: Transkribering eller skanne slektsdokumenter inn i datamaskinen kan spare mye plass, og datastyrte organisasjonssystemer kan i stor grad fremskynde kjedelige oppgaver som sortering og kryssreferanser. CD-ROM-kvaliteten har også blitt kraftig forbedret, og skal visstnok vare på ubestemt tid under riktige lagringsforhold. Men vil dine etterkommere om 100 år eller mer ha en datamaskin som kan lese dem? Hvis du velger å bruke datamaskinen som ditt primære organisasjonssystem, bør du også vurdere å lage og bevare kopier eller utskrifter av viktige dokumenter.

Når du først har begynt å organisere det genealogiske rotet ditt, vil du sannsynligvis finne at en kombinasjon av lagringsmetoder fungerer best. Noen bruker for eksempel permer for å organisere «påviste» familie- og arkivmapper for diverse undersøkelser om upåviste sammenhenger, grannskaps- eller lokalitetsforskning og korrespondanse. Det er viktig å huske på at organisering er og alltid vil være et arbeid som pågår.

Organisere slektsforskningen din ved hjelp av filmapper

For å sette opp og bruke filmapper til å organisere dine slektsregister trenger du følgende grunnleggende forsyninger:

Et arkivskap eller arkivbokser med lokk. Boksene må være kraftige, fortrinnsvis av plast, med horisontale indre riller eller riller for hengende filer i letterstørrelse.Fargede hengende mapper i Letter-størrelsei blått, grønt, rødt og gult. Se etter de med store faner. Du kan også spare litt penger her ved å kjøpe standard grønne hengende mapper i stedet og bruke fargede etiketter for fargekodingen.Manila mapper. Disse skal ha litt mindre faner enn de hengende mappene og bør ha forsterkede topper for å vare ved tung bruk.penner. For best resultat, bruk en penn med en ultrafin spiss, filtspiss og svart, permanent, syrefritt blekk.Highlighters. Kjøp highlightere i lyseblå, lysegrønn, gul og rosa (ikke bruk rød fordi den er for mørk). Fargeblyanter fungerer også.Etiketter for filmapper. Disse etikettene skal ha blå, grønne, røde og gule striper langs toppen og permanent lim på baksiden.

Når du har satt sammen rekvisita, er det på tide å komme i gang med filmappene. Bruk forskjellige fargede filmapper for slekten til hver av dine fire besteforeldre -- med andre ord, alle mapper som er opprettet for forfedrene til en besteforeldre vil bli merket med samme farge. Fargene du velger er opp til deg, men følgende fargevalg er de vanligste:

• BLÅ - forfedre til din farfar (fars far)
• GRØNN - forfedre til din far bestemor (fars mor)
• RØD - forfedre til din morfar (mors far)
• GUL - forfedre til din mors bestemor (mors mor)

Bruk fargene som skissert ovenfor, opprett en egen mappe for hvert etternavn, skriv navn på den hengende filfaneinnlegget med den svarte permanente markøren (eller skriv ut vedlegg på skriveren). Heng deretter filene i alfabetisk rekkefølge i arkivboksen eller skapet etter farge (dvs. legg de blå fargene alfabetisk i én gruppe, de grønne i en annen gruppe osv.).

Hvis du er ny på slektsforskning, kan dette være alt du trenger å gjøre. Hvis du har samlet mange notater og fotokopier, er det nå på tide å dele opp. Her må du velge hvordan du vil organisere filene dine. De to mest populære metodene som er omtalt på side 1 i denne artikkelen er:

1. av Etternavn (videre brutt ned etter behov etter lokalitet og/eller posttype)
2. av Par eller familiegruppe

De grunnleggende arkiveringsinstruksjonene er de samme for hver, forskjellen er først og fremst i hvordan de er organisert. Hvis du ennå ikke er sikker på hvilken metode som vil fungere best for deg, prøv å bruke etternavnsmetoden for ett etternavn og familiegruppemetoden for en eller to familier. Se hvilken som passer deg best, eller lag din egen kombinasjon av de to.

Familiegruppemetode

Lag et familiegruppeark for hvert ektepar som er oppført på stamtavleoversikten din. Sett deretter opp manila-mapper for hver av familiene ved å sette en farget etikett på filmappefanen. Match etikettfargen til fargen på den aktuelle familielinjen. På hver etikett skriver du navnene på paret (ved hjelp av pikenavn for kona) og tallene fra stamtavleoversikten (de fleste stamtavler bruker stamtavlenummereringssystem ). Eksempel: James OWENS og Mary CRISP, 4/5. Plasser deretter disse manila-familiemappene i hengende mapper for riktig etternavn og farge, ordnet i alfabetisk rekkefølge etter mannens fornavn eller i numerisk rekkefølge etter tallene fra stamtavlen din.

Foran hver manila-mappe legger du ved familiegruppeoppføringen til familien for å tjene som en innholdsfortegnelse. Hvis det var mer enn ett ekteskap, lag en egen mappe med en familiegruppepost for hverandres ekteskap. Hver familiemappe bør inneholde alle dokumenter og notater fra tidspunktet for et pars ekteskap. Dokumenter som gjelder hendelser før ekteskapet deres bør arkiveres i mappene til foreldrene deres, for eksempel fødselsattester og familietellinger.

Etternavn og posttypemetode

Sorter først filene dine etter etternavn, og lag deretter manila-mapper for hver av posttypene du har papirarbeid for, ved å sette en farget etikett på mappefanen, som matcher etikettfargen med etternavnet. På hver etikett skriver du navnet på etternavnet, etterfulgt av posttypen. Eksempel: CRISP: Census, CRISP: Land Records. Plasser deretter disse manila-familiemappene i hengende mapper for riktig etternavn og farge, ordnet i alfabetisk rekkefølge etter type post.

Foran hver manila-mappe oppretter og legger du ved en innholdsfortegnelse som indekserer innholdet i mappen. Legg deretter til alle dokumenter og notater som tilsvarer etternavn og type post.